Avis d'expédition
Communication électronique par e-mail
Le terme avis d'expédition désigne l'annonce de la livraison de marchandises ou aussi de paiements et de factures. L'annonce peut se faire par voie électronique : par téléphone, par e-mail, par SMS ou autre, ou aussi par écrit sur papier.
Sommaire
Définition
Le terme avis d'expédition - en abrégé aussi avis - désigne l'information préalable sur la livraison de marchandises ou sur l'envoi de paiements et de factures. L'entreprise de transport annonce sa venue exacte avant la livraison de la marchandise. L'annonce peut se faire par téléphone ou par écrit. La raison de l'existence d'un avis est la relation étroite entre la gestion des stocks et le niveau commercial qui se chevauche.
Attention : l'avis de livraison n'est pas comparable aux documents de livraison ! Ces derniers n'arrivent qu'en même temps que la marchandise.
Un avis d'expédition contient en général les informations suivantes.
- Numéro d'article
- Quantité d'article
- Poids et/ou volume de l'article
- L'heure de réception de la marchandise
Les synonymes d'avis sont par exemple avis, avis de livraison ou aussi en anglais ASN (Advance Shipping Notice).
Avis de livraison
L'avis est utilisé, par exemple, dans les chaînes d'approvisionnement, lorsque le destinataire a besoin d'informations précises concernant le produit à livrer entrant - dans ce contexte, il est aussi appelé avis de livraison.
L'avis de livraison permet de suivre l'envoi auprès des transporteurs ou des services de colis. En cas de retard dans le processus de livraison, les goulots d'étranglement en termes de personnel ou d'équipement peuvent être contournés grâce aux informations relatives à l'arrivée des marchandises de l'avis de livraison. Ainsi, les articles qui arrivent en retard peuvent aussi être traités sans problème. La planification se base sur les informations de l'avis de livraison.
Les dispositions envisageables en cas d'arrivée tardive de marchandises peuvent être les suivantes :
- Réorganisation de l'entrepôt pour pouvoir effectuer le stockage en cas d'éventuel problème de place
- L'intégration de ressources - personnel et équipements - pour le traitement et la transformation des biens et marchandises livrés
- L'orientation de la planification de la production
Avis dans le cadre des paiements - avis de paiement et facture
L'avis de paiement permet d'informer préalablement le destinataire d'un paiement entrant. Il contient les informations suivantes:
- Date de la facture
- Numéro de facture
- Montant du paiement
- Eventuelle déduction de la remise
- Avoir éventuel
Un avis de paiement est particulièrement utile pour les virements groupés. Ici, le paiement est immédiatement attribué à la contrepartie correspondante, ce qui facilite le suivi pour le bénéficiaire. L'attribution du paiement dans un avis de paiement est établie par une liste détaillée de tous les postes rapprochés concernés par le paiement (factures ou notes de crédit).
Avec une facture, le destinataire reçoit à l'avance les informations relatives à une facture entrante. Les données indiquées ici sont les mêmes que celles de l'avis de paiement.
